Kassensturzfähigkeit

Die Kassensturzfähigkeit stellt ein zentrales Element der Kassenbuchführung dar. Gemäß BFH-Urteil vom 17.11.1981, VIII R 174/77 muss jede Kasse jederzeit kassensturzfähig sein. Die Kassensturzfähigkeit ist daher bei jedem bargeldintensiven Betrieb gängige Prüfungsmethode.

Was ist Kassensturzfähigkeit?

Kassensturzfähigkeit  bedeutet, der rechnerische Bestand mit dem tatsächlichen übereinstimmt. Dies bedeutet: die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein müssen, dass ein Betriebsprüfer jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand laut den Kassenaufzeichnungen (auch elektronisch) mit dem Istbestand der Kasse abzugleichen. Das bedeutet, dass der rechnerische Kassenbestand (Sollbestand) gemäß den gebuchten Umsätzen aus der Kasse mit dem tatsächlichen Istbestand identisch ist. Der rechnerische Sollbestand, der in der Kassse sein soll, sollte identisch mit dem Bargeld in der Kasse sein. Kurz gesagt: Kassensoll und Kassenist sind im Idealfall stets identisch. Daher müssen die Zählprotokolle mit den Bareinnahmen nach den Z-Bons übereinstimmen. Die Kassensturzfähigkeit können Sie sich bildlich vorstellen, dass die Kassenschublade umgestürzt wird und nun das gesamt Bargeld gezählt wird.

Barzahlungen sind wie Bargeld beim Kassensturz hinzuzurechnen

Natürlich können auch hier in der Kasse bar gezahlte Betriebsausgaben in Form von Ausgabebelegen liegen. Diese Barausgabebelege dokumentieren die  aus der Kasse entnommenen Beträge. Rechnerisch snid sie zu dem tatsächlichen Istbestand hinzuzuzählen, da diese Beträge aus der Kasse bar entnommen sind. Diese Barbelege sind also Surrogate (gedanklicher Ersatz) für die Einnahmen in der Höhe der auf den Barbelegen aufgedruckten Beträge.

Beispiel der Kassensturzfähigkeit:

Müssen also rechnerisch nach den Buchungen 2.934,50 € in der Kasse sein, ist aber Reinigungsmittel i.H.v. 11,90 € und ein Lohnvorschuss i.H.v. 100 € an einen Mitarbeiter aus der Kasse bar bezahlt worden, so müssen diese beiden Belege sich in der Kasse befinden. Diese Belege werden dann quasi wie Bargeld hier mitgezählt, da sie eben aus den Einnahmen herausgenommen wurden. Ist also der rechnerische Kassenbestand tatsächlich 2.822,60 € so sind diese beiden Barausgaben wie Bargeld hinzuzuzählen. Zusammen ergibt dies dann genau die Summe der gebuchten Einnahmen, sálso den Betrag, der in der Kasse auch sein soll (rechnerisches Soll).

Tatsächlich ist in diesem Beispielsfall die Kasse ordnungsgemäß. Denn unter Hinzurechnung dieser beiden bar bezahlten Betriebsausgaben tatsächlich der Istbestand 2.934,50 € ist. Das Kassensoll stimmt also mit dem Kassen-Istbestand hier exakt überein. Man sagt dann, das dann die Kassensturzfähigkeit bei dieser Kasse gegeben ist.

kleine Differenzen unschädlich, nahezu üblich

Wenn einige wenige Euro Differenz sind, können dies Wechselgeldfehler sein oder gar Zählfehler sein. Um Zählfehler auszuschließen, wird die Kasse noch einmal oder noch zweimal gezählt, um tatsächlich festzustellen, welcher Bestand in der Kasse wirklich vorhanden ist. Ist tatsächlich eine Differenz enthalten, so ist dies zu vermerken und in der Regel unproblematisch. Denn solche Zählfehler oder Herausgabe-Fehler können immer wieder vorkommen. Dafür haben die Kassierer auch ein Manko-Geld. Daraus können sie Differenzen ausgleichen. Das Manko-Geld wird vom Arbeitgeber gestellt. Es ist ein Ausgleich, für den fehleranfällig Job des Kassierers.

Eine Kasse ohne Differenzen gibt es eigentlich nicht. Insoweit sind Kassendifferenzen normal. Eine Kasse, die nie Differenzen hat, eher ungewöhnlich und auffällig. Diese Differenzen müssen bei jeden Kassensturz auffallen und dokumentiert werden. Gibt es so etwas nicht, könnte auch dies gegen ein echtes Zählen sprechen. Wird die Kasse nur rechnerisch geführt, ist sie nie „gestürzt“ worden, schließt die Finanzverwaltung auch daraus auf eine fehlende Kassensturzfähigkeit.

 

Größere Differenzen probematisch

Problematisch sind größere Kassendifferenzen zwischen Soll und Ist. Hat die Kasse einen rechnerischen Gesamtumsatz (bis dahin, wenn der Prüfer den Kassensturz machen möchte) von 2.934,50 €, sollte dieser Betrag auch in der Kasse sein. Was eine größere Differenz ist, ist nirgends definiert. Eine solche dürfte vorliegen, wenn tatsächlich aber vielleicht 500 oder 1000 € Abweichung (nach oder nach oben) oder noch größere Abweichungen bestehen. Prozentzahlen anzugeben ist schwierig, da bei einer Kassennachschau bei nur wenigen Umsätzen bis dahin Wechselgeldfehler zu prozentual großen Abweichungen führen. Beispiel: 170, 50 € Umsatz. Wegen eines Wechselgeldfehlers fehlen 20 Euro oder wegen eines Trickbetruges gar 50 €.

Der Prüfer beanstandet die Kasse bei erheblichen Kassendifferenzen. Wenn z.B. wenn die Kasse nach dem Kassenbuch 12.433,70 € beinhalten müsste, tatsächlich aber nur 2.126,90 € enthält.  Bei derart erheblichen Differenzen wird der Prüfer die Kasse beanstanden. Er behauptet dann, die Kassensturzfähigkeit war nie vorhanden bzw. die Kasse wäre nie gezählt worden und die Kasse sei nur rechnerisch geführt, sonst wäre die Differenz früher aufgefallen.

Eintragungen eines Transits auch dann, wenn gleich der Einkaufsbeleg oder der Einzahlungsbeleg gebracht werden können?

Was aber ist bei einem Bestand von 2.908,30 €, wenn hier 1.000 € fehlen, die er Gastronom aber in seiner Geldbörse hat und damit jetzt zur Metro einkaufen fahren will? Oder wenn er das Geld zur Bank fahren will und den Geldtransit noch nicht eingetragen hat … aber doch gleich mit dem Einzahlungsbeleg zurückkommt?

Rückfrage: muss der Gastronom die Entnahme der 1.000  € eintragen? Wenn er zurückkommt, hat er doch den Beleg und das Restgeld und legt dann doch beides wieder in die Kasse. Diese stimmt dann doch wieder …? Ja: Der Gastronom muss auch die 1.000 € für den Metro-Einkauf oder den Transit zur Bankl eintragen, da auch während seiner Abwesenheit eine Kassennachschau erfolgen kann und die Kasse jederzeit stimmen muss.

geschlossene Ladenkasse

Manchmal wird Geld abgeschöpft und in eine geschlossene Ladenkasse oder in einen Tresor abgeführt. Hier müssten dann entsprechende handschriftliche Geldtransit-Vermerke in der Kasse enthalten sein. Darauf steht dann, wann wer wie viel abgeschöpft hat.

Handelt es sich um eine geschlossene Ladenkasse, die unmittelbar in der Nähe der eigentlichen Ladenkasse sich befindet und werden hier nur größere Geldsummen hineingeworfen, um im Falle eines Raubüberfalls dieses Geld gesichert zu haben, ist diese wie eine Kasse zu behandeln. Dann ist bei einem Kassensturz der Inhalt der geschlossenen Ladenkasse mit zum Inhald der Bargeldschublade einfach hinzuzuzählen. Diese geschlossenen Ladenkassen sind meistens so etwas wie ein kleiner Tresor und habe nur einen Einwurfschlitz und lediglich der Inhaber oder die Kassenaufsicht können diese offene Ladenkasse aufschließen. Diese geschlossene Ladenkasse ist meist in der Kassenzone in der Griffnähe der Kassiererin untergebracht und fest mit dem Kassenhäuschen verbunden, sodass sie eben im Falle eines Raubüberfalls nicht mitgenommen werden kann.

Abschöpfungen zum Tresor mittels Geldtransitbelegen dokumentieren

Jeder Geldtransit muss durch Eigenbelege dokumentiert werden. Denn nur dann ist jederzeit die Kasse sturzfähig. Nur dann gibt es keine unklaren Differenzen. Werden etwa durch die Kassenaufsicht oder andere Mitarbeiter Geldbeträge in einen Tresor verbracht, müssen diese bei Abschöpfung dies in der Kasse durch einen Eigenbeleg dokumentieren. Das ist doch auch eigentlich logisch: welche Kassiererin gibt denn z.B. 1.000 € der Kassenaufsicht ohne Quittung (=Eigenbeleg) heraus. Dann würde ja später in der Abrechnung ihr dieses Geld fehlen. Sie besteht doch bei der Herausgabe des Geldes auf eine Quittung. Das ist der Eigenbeleg. Das ist der Geldtransitbeleg. Sie können sich das so klar machen: immer dann, wenn es einen Geldfluss gibt, braucht die Kasse einen Beleg. Keine Buchung und kein Kassenvorgang ohne Beleg. Entsprechend muss auch der Geldtransit zur Bank oder zum Tresor  stets vermerkt werden.

 

großer, auffälliger Bargeldbestand in der Kasse

Bei einem kleinen Handelsgeschäft oder bei einer kleinen bis mittelgroßen Gastronomie ist es verwunderlich, wenn zu hohe Kassenbestände auflaufen. Wenn sich also regelmäßig die Tageseinnahmen zwischen 2.000 und 3.000 € bewegen, sind Kassenbestände über 3.000  € verwunderlich. Der Betriebsprüfer staunt, wenn hier Kassenbestände von 8.000 oder 10.000 € oder noch größer im Kassenbuch behauptet werden. Denn natürlich müssten solche Kassenbestände stets gezählt werden und auf den Zählprotokollen jeden Tag ersichtlich sein. Und wer lässt schon in seiner Kasse so hohe Summen liegen? Dafür ist die Gefahr eines Verlustes im Falle eines Überfalls zu groß. Naheliegend ist es dann anzunehmen, dass größere Summen abgeschöpft werden und zur Bank gebracht werden. Erst recht, wenn dort das Girokonto überzogen ist und Überziehungs- oder Duldungszinsen bezahlt werden müssen.  Insoweit sind hohe Kassenbestände, die ein Vielfaches der normalen Tageseinnahmen betragen, verwunderlich und jedenfalls aus Sicht des Prüfers unüblich und erklärungsbedürftig.

hohe unübliche Kassenbestände als Indiz für falsche Aufzeichnungen, um negative Kassenbestände zu vermeiden

Der Prüfer unterstellt hier schnell, dass diese hohen Kassenbestände nur deshalb in der Kasse sind, damit keine Unterdeckung entsteht. Der Gedanke des Prüfers ist, dass in der Kasse viel Schwarzgeld ist und damit natürlich, weil die Kasse voll ist, mehr ausgegeben wird, als offiziell nach der Buchhaltung in der Kasse sein dürfte. Um hier einen negativen Kassenbestand zu vermeiden unterstellt der Prüfer, dass bewusst überhöhte Bestände in der Buchhaltung eingetragen werden. Damit entsteht im Falle einer hohen Barzahlung aus den vielen Bareinnahmen kein negativer Kassenbestand.  Der fiktiv hohe Bargeldbestand ermöglicht nach der Vorstellung des Prüfers auch offizielle hohe Bargeldausgaben aus der Kasse, ohne dass die gleich ins Minus fällt.

Da aus Sicht des Prüfers inoffiziell mehr Einnahmen da sind, wird natürlich auch schnell von diesem Schwarz-Bargeld mal etwas bezahlt. Das soll aber dann auch als offizielle Betriebsausgabe gebucht werden können. Mit Schwarzeinnahmen Betriebsausgaben zu bezahlen, mit der Folge, dass diese dann nicht steuerlich geltend gemacht werden können, will schließlich keiner. Ist kein hoher Bestand da und sind nur wenig Einnahmen gebucht, kommt da die Kasse bei hohen Ausgaben schnell ins Soll.

Keine negativen Kassenbestände

Es gibt aber keine Kasse im Soll. Eine Kasse kann schlimmstenfalls null Euro Inhalt haben. Eine negative Kasse gibt es nicht. Schauen Sie in Ihr Portmonee: – 10 € sind da nicht drinnen!

über einen längeren Zeitraum unrealistisch hohe Kassenbestände sind auffällig

Daher werden unrealistisch hohe Kassenbestände gebucht, sodass diese nur langsam bei den angeblich geringen Einnahmen steigen und hohe Ausgaben davon stets bezahlbar sind. Daher sind unrealistisch hohe Kassenbestände aus Sicht der Betriebsprüfung auffällig. Der Prüfer unterstellt also, dass der Kassenbestand die ganzen Tage über in Wahrheit nicht so hoch war. Der Prüfer glaubt vielmehr, dass höhere Einnahmen als gebucht erfolgten und durch den hohen fiktiven Kassenbestand höhere Barausgaben möglich sind. In Wahrheit glaubt er, wird der Kassenbestand dauernd abgeschöpft, und das Geld ausgegeben für private oder betriebliche Zwecke. Der Kassenbestand wird aus seiner Sicht nur buchhalterisch hochgehalten. Denn wenn der Kassenbestand so hoch ist, die Einnahmen aber täglich nur gering, können dennoch hohe Ausgaben aus diesem Kassenbestand bezahlt werden, ohne dass ein negativer Kassenbestand dann angesichts der späteren Barzahlung gleich entsteht.

Verwerfung der Kassenbuchführung

Häufig führen Auffälligkeiten in der Kasse zu Misstrauen gegen die Richtigkeit und Vollständigkeit der Erlöserfassung. Ist keine Kassensturzfähigkeit gegeben, wird die Kassenbuchführung verworfen. Dann darf geschätzt werden. Wird die Kasse nicht 100% ordentlich geführt, folgt daraus meist die Verwerfung der Buchfühung, Zuschläge bis zu 20 % der Umsätze (nicht des betreffenden Tages, sondern des Jahres) oder zu einer Schätzung. Meist folgt dann auch ein Steuerstrafverfahren. Für beides brauchen Sie den Steueranwalt Dr. Jörg Burkhard. Den Anwalt für Betriebsprüfung, Kasse, Verwerfung der Buchführung, Steuerstrafverfahren.

Kassendifferenzen als Ordnungswidrigkeit nach § 370 AO?

Kleinere Abweichungen bei dem Kassenbestand vom rechnerischen Sollbestand können natürlich immer vorkommen. Sie sind daher üblich und keine Ordnungswidrigkeit im Sinn des § 379 Abs. 1 Nr. 3 AO (anderer Auffassung,  aber irrig: Amtsgericht Darmstadt 212 OWi-600 Js 34092/21, ebenso OLG Frankfurt). Bei Kassenproblemen brauchen Sie den Steueranwalt Dr. Burkhard, den Fachanwalt für Betriebsprüfung und Steuerhinterziehung.

Rechtsanwalt Dr. Jörg Burkhard bei Betriebsprüfung und z.B. fehlender Kassensturzfähigkeit

Rechtsanwalt Dr. Jörg Burkhard, Frankfurt, Wiesbaden, 0611-890910, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Strafrecht, Anwalt für Betriebsprüfung und Steuerfahndung. Anwalt für Steuerstrafrecht und Kassenprobleme. Fragen Sie den Top-Spezialisten bei Steuerfahndung und Zollfahndung. Bundesweit