oder: schon Ritty war vor rund 140 Jahren genervt von seinen diebischen Mitarbeitern

Belegsicherung und Unverlierbarkeit jedes einzelnen Geschäftsvorfalls von entscheidender Bedeutung

Nur Grundaufzeichnungen, welche die Belegsicherung und die Unverlierbarkeit jedes einzelnen Geschäftsvorfalls sicherstellen, erlangen sogenannte Grundbuchfunktion. Dies bedeutet, dass in der Kasse jede einzelne Buchung erfasst sein muss und festgeschrieben sein muss.

Bestehen Zweifel daran, dass alle Umsätze, Belege und Buchungen unverlierbar erfasst sind, können also einzelne Umsätze fehlen, ist damit die Beweiskraft der Buchführung im Sinn des § 158 AO, dass sie vollständig und korrekt geführt ist, weg.

Es geht also bei der Einnahmeaufzeichnung darum, dass das System und die Abläufe belegen, dass wirklich jeder Umsatz erfasst wird und hinterher nicht gelöscht werden kann. Dazu gehört natürlich auch das jederzeitige Vorhalten der Kassenprogrammierung.

Denn nur aus ihr lässt sich ersehen, wie die Kasse programmiert ist und wie die Gesamtumsätze erfasst sind: werden alle Umsätze lückenlosen von allen mobilen Kassen und Standkassen tatsächlich erfasst?

Nur wenn der Rechenweg klar dokumentiert ist, lässt sich beurteilen, ob der Z-Bon aussagekräftig ist und alle Umsätze beinhaltet.

Nachträgliche Ergänzungen und Nachreichungen von Belegen erschüttern die Glaubwürdigkeit der Buchführung

Dabei erschüttern natürliche nachträgliche Eintragungen, Ergänzungen und Nachreichungen von Belegen die Glaubwürdigkeit des Systems per se. Denn an sich muss die Buchführung – insbesondere die Kassenbuchführung – fortlaufend die Einnahmen aufzeichnen. Wie kann es also sein, dass Einnahmen nicht erfasst werden oder erst nachträglich erfasst werden?

Immer dann, wenn eine Rechnung gestellt wird und der Kunde bezahlt, muss doch im selben Moment dies aufgezeichnet und festgeschrieben werden. Damit müssen sich nahtlos die Geschäftsvorfälle in zeitlich korrekter Abfolge aneinanderreihen. Damit ist die fortlaufende Rechnungsnummer und die zeitliche Abfolge der Belege und die zeitliche Abfolge der Einnahmeerfassung Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung.

Bei der Kasse müssen also die Kassenbons zeitlich nacheinander erfasst sein und fortlaufend nummeriert sein und in der Einnahmeerfassung ohne Lücken sich nachvollziehen lassen. Sollten einzelne Lücken entstehen, sind offenbar Einnahmen nicht erfasst oder nachträglich gelöscht. In beiden Fällen ist damit die Buchführung nicht mehr ordnungsgemäß.

Daher besteht in den Betriebsprüfungen insbesondere bei den Kassen-Prüfungen ein besonderes Augenmerk darauf, dass das System fortlaufend vollständig alle Einnahmen erfasst.

Offene, nicht abgeschlossene Tische

Es gibt natürlich Ausnahmen: der Zechpreller

Da ist ein Tisch offen, weil der Tisch nicht abgerechnet werden konnte, weil der Gast sich verdrückt hat. Der Zahlungsunfähige: kein Geld dabei; Kreditkarte oder Debitkarte vergessen, verloren oder die Karte streikt: auch dieser Tisch bleibt offen.

Oder der Gast, der auf Rechnung zahlt: das Weihnachtsessen, die Geburtstags- und/oder Hochzeitsfeier, die Taufe: aber da gibt es eine Rechnung, eine Anschrift und die Überweisung oder Barzahlung ein paar Tage danach.

Diese wenigen Ausreißer sind aber die Ausnahmefälle und lassen sich klären. Sie sollten gleich durch einen entsprechenden Aktenvermerk auf dem Bon festgehalten und für eine spätere BP dokumentiert werden.

Am besten mit einer kurzen Darlegung und ein paar Unterschriften der Servicekräfte, die den Vorgang mit erlebt haben, sodass die Zeugen gleich den schriftlich dokumentierten Sachverhalt durch Unterschrift mit bestätigt haben. Heute ist das alles präsent.

Aber in 3 Jahren bei der nächsten Betriebsprüfung? Ist da die Servicekraft noch da? Kann sie sich erinnern? Wer war damals überhaupt in der Schicht eingeteilt? Wer hat das damals mitbekommen? Vielleicht hat man sich auch zwischenzeitlich im Streit getrennt oder findet die damalige Bedienung nicht mehr: damals war sie studentische Aushilfskraft, heute ist sie längst verheiratet, hat einen anderen Namen und ist weggezogen … all diese kleinen und größeren Probleme vermeidet der, der den Sachverhalt gleich ordentlich und gewissenhaft dokumentiert und ihn sich zur Bestätigung von den in Betracht kommenden Zeugen unterschreiben lässt.

Finanzverwaltung ist systemoffen, wenn nur Vollständigkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind

Dabei sind die Grundaufzeichnungen der Kassenbuchführung nicht an ein bestimmtes System gebunden. Die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung sind hier modern und technikoffen: jedes System, das die Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß und vollständig unlöschbar erfasst, wird akzeptiert.

Damit hat am Markt jeder Anbieter die Chance, Kassensysteme anzubieten, die diese Voraussetzungen verlässlich erfüllen. Das fördert den Wettbewerb und ist innovations- und entwicklungsoffen. Und was heute modern ist, kann morgen veraltet und fehleranfällig sein.

Daher ist das BMF clever, sich hier nicht auf ein bestimmtes System festzulegen und dieses zu favorisieren und zu testieren. Stellen Sie sich vor, das BMF würde ein System klar als das richtige Darstellen – welcher Wettbewerbseingriff einerseits und wenn das durch Manipulationsangriffe eines Tages geknackt werden würde – welche Pleite anderseits!

Kasse als Kontrollinstrument gegen Mitarbeiter

Dabei muss man immer wieder daran erinnern, dass die Kasse natürlich nicht fürs Finanzamt geschaffen wurde, sondern eigentlich ein Kontrollinstrument ist, gegen die eigenen Mitarbeiter. 

Im Jahr 1883 meldeten Ritty und Birch „Ritty’s unbestechliche Kasse“ (englisch: Ritty’s Incorruptible Cashier) zum Patent in den Vereinigten Staaten von Amerika an. Das war in Dayton, Ohio, USA. Das war Goldgräberfieber, Saloons, Goldrausch, Alkohol, Mädchen stellen Sie sich das vor, wie in den besten Western-Filmen.

Und er war es leid, dass dauernd Geld in seiner Kasse fehlte. Also baute er mit seinem Schwager Birch ein Ding mit einer Mechanik – das war eben die erste mechanische Kasse.

Er konzentrierte sich aber mehr auf seine beiden Saloons – vielleicht ein strategischer Fehler und verkaufte seine Kassenfabrik an Jacob H. Eckert, der sie aber auch kurz danach als National Manufactoring Company an John H. Patterson weiterverkaufte.

Patterson benannte seine Fabrik in „National Cash Register Company“ um … die NCR war geboren, die heute noch modernde Kassensysteme baut…

Das was damals Ritty nervte und zur Entwicklung der ersten mechanischen Kasse antrieb … das Problem gibt es bis heute: nicht ehrliche Mitarbeiter.

Diese zu überwachen und kontrollieren zu können, ist primär auch heute noch Aufgabe, Sinn und Zweck jeder Kasse. Das Finanzamt hat sich da nur hintendran draufgesetzt und das Kontrollinstrument gegen die Mitarbeiter als Kontrollinstrument auch gegen den Inhaber gesehen und sozusagen nur mit kontrolliert.

Und es kauft doch heute keiner eine Kasse, um sich vom Finanzamt besser kontrollieren zu lassen: es ist Arbeitsvereinfachungsinstrument, Kontrollinstrument und – jedenfalls was die Bewirtungsbelege betrifft – Voraussetzung für einen ordnungsgemäßen Beleg. Ansonsten könnten doch alle eine offene Ladenkasse führen, was das FA übrigens auch akzeptieren würde. Aber da will wohl keiner ernsthaft hin zurück – und dann hätten wir die Probleme von Ritty umso mehr …

Gebuchte Umsätze: dieses Geld muss der Kassierer abliefern

Denn der Unternehmer kann nicht ständig alle mit kassierenden Angestellten überwachen, ob diese ehrlich und vollständig die Einnahmen in die Kasse einlegen und nicht mehr Wechselgeld hinausnehmen, als tatsächlich für den Abrechnungsvorgang mit dem Kunden benötigt wird.

Damit ist der Gedanke der Kasse einfach: wenn jeder Umsatz gebucht wird, muss am Abend (oder nach der Schicht) so viel Geld in der Kasse sein, wie entsprechend Umsatz gebucht ist.

Sie merken schon: Hier ist eine Schwachstelle:

Wird der Umsatz nicht über die Kasse gebucht, kann der Mitarbeiter das Entgelt vom Kunden schwarz kassieren. Ob er es dann für sich behält oder dem Inhaber des Betriebes ganz oder teilweise weiterleitet, ist unklar.

Aber gehen wir erst mal von dem Grundsatz aus: der Kunde will einen Beleg, also will der Kunde als externer Dritter, dass jeder Umsatz gebucht wird. Denn möglicherweise möchte der Kunde das gekaufte Produkt umtauschen können oder bei Fehlern reklamieren können oder innerhalb der Garantiezeit Gewährleistungsansprüche geltend machen können.

Möglicherweise möchte der Kunde auch den Beleg, um ihn steuerlich geltend zu machen. Denken wir hier einmal an den Vermieter, der im Baumarkt Materialien für die Renovierung seiner Mietwohnung kauft. Der braucht natürlich für die Geltendmachung der Werbungskosten einen Beleg. Also sind die Gründe der Kunden vielschichtig für die Wünsche nach einem Beleg.

Ob sie Garantieansprüche, Umtauschrechte, steuerliche Geltendmachung oder andere Gründe für einen Beleg haben: der externe Kunde möchte im Regelfall einen Beleg. Also hat der Kunde ein Interesse, dass alle die von ihm erworbenen Produkte auch über den Kassenbon gebongt werden. Das ist nur in wenigen Branchen anders: bei einem privaten Konsum, der steuerlich nicht geltend gemacht wird und bei dem weder ein Umtausch noch Regressansprüche im Regelfall vorstellbar sind, braucht diese Kunde keinen Beleg.

Das sind genau die Stellen, an denen der natürliche Interessenwiderstreit zwischen Kunde und Kassierer nicht besteht. Hier braucht der Kunde keinen Beleg und der Kassierer muss folglich nicht unbedingt einen Beleg drucken, also auch nicht alle Produkte aufzeichnen. In der Gastronomie sind also diejenigen, die privat essen gehen, im Regelfall die Kunden, die kein Interesse an einem Beleg haben. Anders die Geschäftskunden, die ein betriebliches Essen auch absetzen wollen: die brauchen natürlich einen Kassenbon mit Bewirtungsbeleg.

Manko-Geld

Also können wir an dieser Stelle festhalten: die Kasse dient dem Unternehmer als Kontrollmittel für seine Angestellten: wenn diese alles buchen, muss am Abend so viel in der Kasse sein, wie sie gebucht haben. Da natürlich auch Zählfehler, den kassieren unterkommen, gibt es ein entsprechendes Manko-Geld, das für versehentlich zu viel herausgegebenes Geld oder für falsche bzw. Falschmünzen eine Ausgleichs-Rücklage für den Kassierer bedeutet, der darauf zurückgreifen darf, wenn an einem Tag seine Kasse eine Unterdeckung hat.

Davon ausgehend, dass Wechselgeld Fehler immer wieder vorkommen und auch falsch wird oder falsch Münzen im Umlauf sind, könnte sich über den Tag gesehen in etwa die Hereinnahme und Herausgabe von Falschgeld und Falschmünzen die Waage halten.

Dennoch zeigt die Erfahrung, dass Kunden eher das zu wenig herausgegebene Geld oder empfangen das Falschgeld reklamieren als im umgekehrten Fall, wenn Sie zufrieden herausgegeben bekommen oder sie selbst Falschgeld oder falsch Münzen dem Kassierer gegeben haben. Es wird also eher eine Unterdeckung beim Kassierer geben, der viele Zahlungsvorgänge hat.

Belege und Belegerteilung und damit die Buchung im Interesse des Unternehmers

Im Regelfall dienen also die Kundeninteressen auf Erhalt eines Belegs damit auch den Unternehmer, der natürlich ebenfalls möchte, dass jeder Vorgang gebucht wird. Nur so kann er sicherstellen, dass jedes Produkt, das er verkauft, erst einmal in der Kasse erfasst wird und nur so kann er in einem zweiten Schritt dann mit dem Kassierer abends bzw. am Schichtende korrekt abrechnen. Dann wenn nicht alles gebucht ist und der Kassierer Teile des Umsatzes schwarz kassiert hat, verlangt entsprechend der Unternehmer zu wenig Geld am Abend bzw. am Schichtende von dem Kassierer.

Die Belegerteilungspflicht seit dem 01.01.20 unterstützt also den Unternehmer an seinem Interesse, dass alles gebucht wird. Denn nur das verlangt er später von seinem Kassierer/seiner Bedienung am Ende der Schicht.

Grundsätzlich kein eigenes Geld des Kassierers in der Kassenzone – anders aber das Trinkgeld der Bedienung

In vielen Konstellationen gibt es noch weitere Überprüfungskriterien für den Unternehmer, ob sein Personal ehrlich ist und korrekt mit dem abrechnet. Bedarf grundsätzlich kein Kassierer eigenes Geld mit in den Kassenbereich nehmen. Damit kann er auch am Schichtende kein eigenes Geld bei sich tragen.

Sollte er dennoch eigenes Geld bei sich führen, kann der Unternehmer vermuten, dass dies dann sein Geld ist, das ihm gebührt und der Kassierer Schwarzumsätze gemacht hat. In der Gastronomie ist dies jedoch anders: hier haben die Servicekräfte häufig einen Wechselgeldbestand und darüber hinaus eigenes Geld, nämlich das Trinkgeld, dass sie erhalten haben. Damit ist hier dieses weitere Kontrollmittel, dass die Mitarbeiter kein eigenes Geld mit dem Geld des Unternehmers vermischen dürfen, durchbrochen und der Unternehmer kann nicht vermuten, dass Geld, dass die Servicekraft bei sich führt, sein eigenes wäre.

Geldsammelbüchsen für das gesamte Personal (Küche und Service) besser als Trinkgeld nur für die Bedienung

Die vielen Untreuehandlungen von Servicekräften ließen sich also damit vermeiden, das diesen kein Trinkgeld gegeben werden darf oder das Trinkgeld an alle Mitarbeiter des Restaurants gleichmäßig verteilt werden muss.

Damit würde das Interesse mancher Servicekraft entfallen, einen Umsatz nicht zu buchen um sowohl diesen selbst einstecken zu können als vermeintliches Trinkgeld. Es ist bislang in Deutschland nicht üblich, kein Trinkgeld zu geben bzw. Dies in ein Sammelbehältnis für alle einzuwerfen. Die Umstellung des Verhaltens der Kunden, einer bestimmten Bedienung ein Trinkgeld geben zu wollen, würde aber die Kontrolle der Bedienung durch den Unternehmer auf das Beisichführen eigenen Geldes ermöglichen und das Interesse der Bedienung vielleicht den ein oder anderen Umsatz nicht zu buchen, entfallen lassen.

Damit würde aber dann, wenn das Trinkgeld geben nur in Form von Einwürfen in Sammeldosen erfolgen würde, die Kontrolle der Richtigkeit der Kassenaufzeichnungen erleichtert werden und optimiert werden. Auch könnten die Fälle ausgeschlossen werden, dass unklar ist, ob der Gastwirt manipuliert hat oder die Bedienung.

Es liegt also hier durchaus auch an den Gastwirten, in ihren lokalen darauf hinzuwirken, dass sich das Trinkgeld geben dahin gehend verändert, nicht einer bestimmten Servicekraft ein Trinkgeld zurückzuschicken, sondern ebendieses über Sammeldosen für alle zu erbitten.

Damit würde das Trinkgeld auch an die Küche, und zwar dort an den Koch genauso wie an die Hilfskräfte und dann alle Bedingungen gleichermaßen verteilt werden können und die Servicekräfte dürften kein Bargeld über das hinaus, was sie abliefern müssen, bei sich führen.

Generelle Belegausgabe lässt Vollständigkeit der Erlöserfassung vermuten

Geht man also von dem Grundsatz aus, dass der Kunde einen Beleg will und die Bedienung bzw. der Kassierer alles auch bonieren will, dürften die Aufzeichnungen dann (vorbehaltlich eines tatsächlich unbeabsichtigten Versehens) vollständig sein. Wenn jetzt alle gebuchten Umsätze unveränderbar vorhanden sind und bleiben, sind dann aber alle Umsätze auch erfasst.

Dann sind wir dabei, dass nach diesem System alle Buchungen zeitnah, vollständig und korrekt erfasst werden und auch unveränderbar so erhalten bleiben, sodass dann keine Beanstandung an der Vollständigkeit und Richtigkeit der Kassenbuchführung mehr entstehen können. Das sind dann die Grundaufzeichnungen, die Grundbuchfunktion haben und die die Beweiskraft der Buchführung nach § 158 AO in sich tragen. Das ist wohl auch der Gedanke bei der Belegausgabeverpflichtung seit dem 01.01.20.

Nur wenn die Kasse diese Grundaufzeichnungsfunktion erfüllt, ist sie ordnungsgemäß

Nur wenn die Kasse diese Grundaufzeichnungsfunktion erfüllt, ist sie ordnungsgemäß (BFH, Urteil vom 26. März 1968 BStBl 1968 II, 527; GoBD vom 14.11.2014 Textziffer 5.1. in der Fassung der GoBD vom 28.11.2019). In Tz 5.1 der GoBD heißt es insoweit wörtlich:

„Die fortlaufende Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle erfolgt zunächst in Papierform oder in elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen (Grundaufzeichnungsfunktion), um die Belegsicherung und die Garantie der Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls zu gewährleisten. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen der zeitlichen Reihenfolge nach und materiell mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden.“

Quelle: GoBD vom 14.11.14 in der Fassung v. 28.11.2019, Tz 5.1., Rn 85.

Kasse als Herzstück der Einnahmeerfassung muss korrekt geführt sein

Jeder Kassennutzer müsste daher doch eigentlich ein vitales Interesse daran haben, dass seine Kasse als Herzstück der Einnahmeerfassung bei einem bargeldintensiven Betrieb diese Anforderungen erfüllt und er damit Ärger mit dem Finanzamt in einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung oder mit der Steuerfahndung vermeidet.

Kassenaufsteller und Steuerberater: Prüfung und Analyse der Ordnungsmäßigkeit der Kasse und die Erteilung entsprechender Testate

Für die beratenden Berufe und die Kassenaufsteller eröffnet sich hier ein wichtiges Betätigungsfeld: die Prüfung und Analyse der Ordnungsmäßigkeit der Kasse und die Fertigung entsprechender Testate. Denn natürlich ist es auch vorstellbar, dass über Hackerangriffe durch Mitarbeiter oder etwa durch das Aufspielen von Manipulationsprogrammen etwa durch Sticks von Mitarbeitern Manipulationen vorgenommen werden.

Dann sind natürlich Testate von Kassenausstellern, Steuerberatern und Kassenprüfern für den Unternehmer wichtig, um zumindest nachzuweisen, bis wann die Kasse ordnungsgemäß lief und die Zeiträume eines möglichen Angriffs einengen zu können um nicht insgesamt die Glaubwürdigkeit und Beweiskraft der Buchführung zu verlieren. Trotz der Verpflichtung der Unternehmer in den GoBD, sich gegen solche Angriffe IT mäßig abzusichern, wird der perfekte Schutz natürlich niemals möglich sein.

Damit es sind aber unterjährige stichprobenweise Kontrollen und Analysen des Systems auf ordnungsmäßiger Funktionsweise – ähnlich wie eine interne Revision – natürlich wichtige Bausteine, um wenigstens die Vergangenheit bis dahin abzusichern und gegebenenfalls Angriffe von dritter Seite auf die IT jedenfalls durch solche revisionsmäßigen Kontrollen zu erkennen und zu bekämpfen.

Der Unternehmer, der solche Kontrollen im Sinn einer Tax Compliance installiert, wird man wohl auch kaum vorhalten können, er habe naiv seinem Personal vertraut oder vielleicht sogar gemeinsame Sache mit ihm gemacht wurde seine Kontroll- und Organisationspflichten verletzt.

Unternehmer zum internen Kontrollsystem (IKS) verpflichtet

Der Unternehmer muss sowieso ein internes Kontrollsystem (IKS) einrichten und die Sicherheit seiner PC-Anlage und damit auch seiner Kasse kontrollieren und diese Kontrollen dokumentieren. In den GoBD heißt es dazu in den Tz 100 ff wie folgt wörtlich:

„100 Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO (siehe unter 3.) hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.

Hierzu gehören beispielsweise

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte (z. B. spezifische Zugangs- und Zugriffsberechtigungen),

• Funktionstrennungen,

• Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),

• Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe,

• Verarbeitungskontrollen,

• Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von

Programmen, Daten und Dokumenten.

Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

101 Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch anlassbezogen (z. B. Systemwechsel) geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht (siehe Rz. 155 zu den Rechtsfolgen bei fehlender oder ungenügender Verfahrensdokumentation).“

Quelle: GoBD v 14.11.4 in der Fassung vom 28.11.2019, Tz 6, Rn 100 u 101.

Grundsatz: Der Kaufmann ist in der Ausgestaltung seiner Buchführung frei

Der Bundesfinanzhof formulierte die Anforderungen aus den GoBD von RN 85 so schon vor 52 Jahren als heute noch geltende Buchführungsgrundsätze (BFH, vom 02.10.1968, -I R 8/66-):

„Da ein bestimmtes Buchführungssystem nicht vorgeschrieben ist, läßt sich nicht mit Ausschließlichkeit feststellen, wo der grundbuchmäßige Nachweis über den unbaren Geschäftsverkehr geführt werden muß. Der Kaufmann ist in der Ausgestaltung seiner Buchführung frei. Die Buchungen müssen daher nicht unbedingt auf einem Kontokorrentkonto erfolgen. Auch das Wareneingangsbuch und das Warenausgangsbuch oder Abrechnungslisten oder ein Hilfsbuch können bei entsprechender Ausgestaltung als Grundbücher für den Kontokorrentverkehr dienen (BFH-Urteile I 125/65, a.a.O.; VI 326/65 vom 18. Februar 1966, BFH 85, 535, BStBl III 1966, 496).“

Und weiter der BFH (Bundesfinanzhof) in seinem Urteil vom 02.10.1966:

Unverzügliche Festschreibung, sonst ist die Buchführung unglaubwürdig

„Die monatlichen Buchungen im Journal, wie sie insbesondere bei einer Fernbuchhaltung üblich sind, genügen nur dann, wenn die Geschäftsvorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig in Grundbüchern aufgezeichnet werden (BFH-Urteil IV 42/61 U vom 16. September 1964, BFH 80, 500, BStBl III 1964, 654). Für die Grundaufzeichnungen bestehen nach der Rechtsprechung des BFH kürzere Fristen. In dem mehrfach erwähnten BFH-Urteil IV 63/63 heißt es dazu: Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorgangs und seiner grundbuchmäßigen Erfassung ist bedenklich. Länger als etwa zehn Tage darf ein Geschäftsvorfall grundsätzlich grundbuchmäßig nicht unerfaßt bleiben.“

Andernfalls sind die Aufzeichnungen wertlos. Sie machen die Buchführung unglaubwürdig und nehmen ihr die Beweiskraft (BFH, Urteil vom 26.3.1968, BStBl 1968 II, 527, Rn. 37-40; BFH, Urteil vom 2.10.1968, BStBl 1969 II, 157;  GoBD vom 14.11.2014 in der Fassung vom 28.11.19, Textziffer 5.1.; §§ 143 144 AO). 

Kontrollmechanismen, rasche Festschreibung, Unvereinbarkeit jeder Aufzeichnung, jedes Geschäftsvorfalls

Der Unternehmer, der eine elektronische Kasse nutzt, ist also gut beraten höchsten Wert auf die Absicherung der korrekten Funktionsweise seiner Kasse im vorstehend beschriebenen Sinn zu legen.

Andernfalls investiert er Geld in eine Kasse und in die Erstellung einer Buchführung, die nicht hält. Verwerfung und Schätzung und ggf. ein Steuerstrafverfahren sind dann die Folge.

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