Richtige Kassenführung als Dauerbrenner

Die richtige Kassenführung ist ein Dauerbrenner in der Betriebsprüfung und daher auch in der Steuerberatung – und natürlich bei den betroffenen Steuerpflichtigen.

Bargeldintensiven Betriebe

Die richtige Kassenführung ist insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben extrem wichtig. Die meisten davon haben eine elektronische Kasse. Worauf müssen Sie achten? Und besonders wichtig für die nächste BP: Wann kann die (Kassen-) Buchführung wegen Aufzeichnungsfehlern oder Aufbewahrungsfehlern verworfen werden?

Anforderungen an die richtige Kasse aus Sicht des Unternehmers

Aus Sicht des Steuerpflichtigen stellt sich häufig die Frage, was ist die richtige elektronische Kasse? Welche ist manipulationssicher und GoBD-konform? Welche Kasse ist durch meine Mitarbeiter am einfachsten zu bedienen und dennoch am sichersten? Mit welcher Kasse habe ich in einer Betriebsprüfung keine Probleme und keinen Ärger? Damit ist die Anforderung aus Sicht des Unternehmers an die Kasse sehr einfach definiert: Die Kasse muss möglichst günstig sein, einfach zu bedienen sein, sie muss die betrieblichen Bedürfnisse anpassungsfähig sein und fälschungssicher sein und in der nächsten BP bestehen.

Leistungsspektrum des Kassenaufstellers

Aus Sicht des Kassenaufstellers sind diese Wünsche bis auf den Preis relativ einfach zu bedienen: Es gibt ganz viele verschiedene Kassensysteme und je mehr Einstellungsmöglichkeiten es gibt, umso komplizierter wird die Kasse. Wünscht der Kunde Mobile Geräte, sind das schon größere elektronische Aufzeichnungs System und wie bei jeder Computer, natürlich auch diese manipulieren, Manipulation CDs oder Sticks einbauen und das Ergebnis verfälschen. Mit der sofortigen Festschreibung und der TSE sollte aber die Fälschungssicherheit gewährleistet sein.

TSE

Im Hinblick auf die TSE sind derzeit noch keine Fälschungen bekannt, allerdings geht es um viel Bargeld und es wird irgendwann die erste Fälle geben, bei denen TSE-Kassen manipuliert worden sind. Man muss wohl kein Prophet sein um zu erahnen, dass es versuche geben wird, die TSE zu umgehen oder TSE Kassen zu manipulieren. Irgendwann wird es vielleicht Nachfolger-Sicherheitsmodule für die TSE geben, die dann noch besser noch sicherer sein sollen. So wird es wie bislang auch schon ein Wettlauf zwischen dem Bestreben sein, die Kassen sicher und korrekt zu führen und einer schwarzen Seite, die versucht, dies zu umgehen und Umsätze schwarz durchzuführen.

Geöffnete Kassenschublade ohne Bonierungen

Die einfachste Umgehung der Kasse ist es, die Aufzeichnungen gar nicht erst durchzuführen, um sie später zu löschen. Also werden die Umsätze außerhalb der Kasse gemacht. Dem sollen Bon-Ausgabe Verpflichtungen und Bonierverpflichtungen entgegenwirken. Gleichwohl gibt es immer wieder die Situation, in der der Kassierende hinter der geöffneten Ladenkasse steht und ohne zu Bonieren die Entgelte in die Kasse wirft und das Wechselgeld einfach herausgibt. Fragt man dann nach einem Bon, wird die Kassenschublade geschlossen, der Umsatz eingegeben und der Bon so erzeugt und herausgegeben. Vielleicht fragt sich der eine oder andere was passiert wäre, wenn man nun nicht nach einem Bon gefragt hätte ..? Dagegen soll die Belegausgabeverpflichtung helfen.

Tischrechner-Kasse

Man kann diese Kassen auch Tischrechnerkassen bezeichnen, weil im Regelfall ein Tischrechner neben der Kasse legte und dann mehrere Artikel so einfach in dem Tischrechner addiert werden können und der Gesamtpreis dann sich auf dem Tischrechner abbildet, der natürlich den Umsatz nicht moniert.

Sichtweise des Steuerberaters

Aus Sicht des Steuerberaters und der Steuerfachgehilfin: Können Sie Probleme bekommen, wenn Sie einfach alle Unterlagen buchen, wie sie vom Steuerpflichtigen eingereicht werden? Ist nicht der Steuerpflichtige allein verantwortlich für seine Kassenführung?

Fall zur richtigen Kassenführung

Es begann mit der Kassennachschau …

Bei einem Steuerpflichtigen erfolgte eine Kassennachschau. Der Steuerberater erfährt dies erst am nächsten Tag. Die Kassenschau war am Vorabend von 20:10 Uhr bis 21:30 Uhr. Die Kassendaten habe der Prüfer mitgenommen. Der Kassensturz habe einen zu hohen Bestand von 119,60 € ergeben. Der Prüfer hinterließ lediglich eine Visitenkarte mit einer handschriftlich darauf vermerkten Telefonnummer. Er würde sich melden, hatte er noch gesagt. … damit entschwand er mit den Kassendaten und dem Protokoll über den Kassensturz.

trügerische Ruhe

In den nächsten Tagen passiert nichts. Der Steuerberater ruft auftragsgemäß mal bei dem Kassennachschauer an. Doch der ist auf einem Außentermin unterwegs. Er verspricht einen Rückruf.

Übergang zur Betriebsprüfung

Einen Tag später hat der Steuerberater eine Prüfungsanordnung für jenen Steuerpflichtigen auf dem Tisch: für Einkommensteuer, Gewerbesteuer Umsatzsteuer für 2017-19.

Prüfungsbeginn

Bald darauf beginnt in den Räumlichkeiten des Steuerberaters die Prüfung jenes Steuerpflichtigen.

Einleitung Steuerstrafverfahren

Am ersten Tag der Prüfung leitet der Prüfer ein Steuerstrafverfahren gegen den Steuerpflichtigen ein und gibt Ihnen dies bekannt.

Vorläufige Prüfungsfeststellungen

Folgende vorläufigen Feststellungen hat er:

Auf dem Bon werden nur unterschiedliche Warengruppen abgebildet. Diese haben unterschiedliche Preise.

Der Prüfer beanstandet: Eine Warenverprobung (Einkauf zu Erlösen= Unterdeckungsverprobung, Vollständigkeit des Wareneinkaufs, Artikelverprobung oder eine Ausbeutekalkulation) ist dadurch nicht möglich.

Einzelaufzeichnung als Grundlage für die Warenverprobung

Die Warenverprobung ist dabei eine so wichtige und zentrale schnelle Prüfung für die BP: Sind alle Produkte im Verkauf, die auch eingekauft werden? Im welchem Turnus werden Produkte im Verkauf gebucht und passt dazu der Wareneinkauf? Andersherum: Warum wird ein bestimmtes Getränk dauernd nachgekauft, wenn es nach den Einzelaufzeichnung in der Kasse gar nicht verkauft wird? Dies muss zwar nicht immer auf Hinterziehung schließen lassen, denn solche Produkte können beispielsweise auch in der Küche oder als Mix- Getränke verkauft werden, sodass sie nicht einzelnen im Einzelumsatz auftauchen.

Werden alle Produkte verkauft, die eingekauft werden und umgekehrt, werden alle Produkte eingekauft, die verkauft werden? Stimmen die Mengenverhältnisse von Einkauf zu Verkauf? Eine Unterdeckung, d. h. mehr Verkauf als Einkauf würde auf einen schwarzen Fremdeinkauf schließen lassen.

Verdacht: Schwarzeinkauf

Wenn es aber einen schwarzen Fremdeinkauf gibt, dann doch vermutlich nicht nur von diesem Produkt, sondern wahrscheinlich von vielen anderen Produkten, sodass die Erlöserfassung nicht vollständig ist, wenn Waren schwarz eingekauft werden.

Dies lässt sich aber alles nur prüfen, wenn eine Einzelaufzeichnung bei dem Verkauf erfolgt.

Fehlende Einzelaufzeichnung und dadurch bedingte Nicht-Verprobbarkeit als nicht gerechtfertigter Steuervorteil im Sinn des § 379 AO

Der Prüfer meint, der Steuerpflichtige verschaffe sich dadurch einen nicht gerechtfertigten Steuervorteil. Er sei nicht prüfbar. Dies sei nach § 379 AO zu sanktionieren.

Beanstandung: veraltete, unzulässige Kasse

Darüber hinaus beanstandete Prüfer, dass ein nicht mehr konformes elektronisches Aufzeichnungs-System verwendet wird. Gemäß dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 müsse spätestens ab dem 01.01.2017 jede Kasse fiskalisiert sein (wenn überhaupt die Übergangsregelung greife) und eine Einzelaufzeichnung erfüllen. Die Verbuchung lediglich nach Warengruppen sei seitdem nicht mehr zulässig. Der Prüfer meint, dass dieses elektronische Aufzeichnungs-System seit dem 01.01.17 (wahrscheinlich schon viel früher, da es vermutlich nachrüstbar war) nicht mehr verwendet werden darf. Dies bedeutet, dass für die Jahre 2017-2021 keine Einzelaufzeichnungen vorliegen.

Spätere neue TSE-Kasse hilft nicht rückwirkend für die alten Prüfungszeiträume

Zwar habe der Steuerpflichtige zum 31.3.2021 eine neue Kasse mit TSE angeschafft. Der Prüfer meint, die spätere neue TSE-Kasse hilft nicht rückwirkend für die alten Prüfungszeiträume, in denen keine ordnungsgemäße Kasse vorhanden war. Die Kassenaufzeichnungen sei nicht korrekt gewesen. Die Kasse nicht mehr zulässig. Es fehle die richtige, ordnungsgemäße Kassenführung.

Alte Kasse spätestens seit Ablauf der Übergangsfrist gemäß BMF-Schreiben vom 26.11.10 nicht mehr zulässig

Die von ihm -dem StPfl. – genutzte Kasse hätte jedoch seit dem 31.12.2016 nicht mehr genutzt werden dürfen. Sie sei seitdem unzulässig genutzt worden. Die darauf gebuchten Umsätze seien deswegen nicht ordnungsgemäß erfasst. Allein deswegen bestünden Zweifel an der Vollständigkeit der Erlöserfassung. Deswegen könne, dürfe und müsse der Prüfer zuschätzen.

Nichtvorlage nicht prüffähiger Einzelaufzeichnungen sei schwerwiegender formeller Mangel

Die Nichtvorlage von entsprechend prüffähigen Einzelaufzeichnungen sei ein gravierender, schwerwiegender materieller Mangel. Und auch allein dieser Mangel berechtige und verpflichte zu einer Zuschätzung im Sinn des § 162 Abs. 2 S. 2 AO. Denn die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des erklärten Betriebsergebnisses sei schwierig bzw. mangels Einzelaufzeichnungen unmöglich (vergleiche Achilles, Kassennachschau nach § 146b AO, DB 2018, 18).

Zuschätzung oder Prüfungserweiterung

Er wolle nun 50.000 € pro Jahr weiteren Umsatz hinzu schätzen. Falls dem nicht bis Freitag zugestimmt werde, werde er weiter ermitteln. Er würde dann auch die Prüfungszeiträume bis 2012 zurück erweitern. Wie er auf die 50.000 € p.a. kommt (natürlich netto), erläutert er nicht.

RA Dr. Jörg Burkhard hilft bei der richtigen Kassenführung

RA Dr. Jörg Burkhard erklärt, worauf es bei der richtigen Kassenführung ankommt. Wie können Sie -etwa als Steuerberater dem Steuerpflichtigen helfen? Worauf müssen Sie selbst achten, um sich und Ihren Betrieb zu schützen?

Welche Abwehr-Argumente sind bei den behaupteten Kassenfehlern hilfreich?

Hilft Ihnen das Argument, Ihr Steuerberater habe sie nicht auf das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 hingewiesen? Hilft Ihnen nicht das Argument, der Steuerberater habe nie die hereingereichten Belege beanstandet? Rettet das Argument Sie, Ihr Kassenaufsteller habe zwar mit neuen Kassen geworben, nicht aber darauf hingewiesen, dass die alte Kasse unzulässig sei und nicht mehr genutzt werden dürfe. Hilft es Ihnen, wenn Sie darauf verweisen, dass jedoch erst seit dem 01.01.2020 bzw. entsprechend den beiden Fristverlängerungen des BMF ab dem 01.04.21 eine TSE fähige Kasse braucht und zuvor es gesetzlich keine Verpflichtung ab, eine bestimmte elektronische Kasse an der bestimmten Bauart oder mit bestimmten Befähigungen zu nutzen?

Dr. Jörg Burkhard hilft

Und wenn Sie mal in einer BP nicht weiterwissen und sich mit dem Prüfer verhakt haben … dann holen Sie einfach RA Dr. Burkhard mit dazu …. RA Dr. Jörg Burkhard, der in zahlreichen Verfahren rund um die Kasse (aber nicht nur bei der richtigen Kassenführung) bei Betriebsprüfungen, Rechtsbehelfsverfahren, Klageverfahren und beim BFH Steuerpflichtige vertritt… und gleichzeitig auch in Steuerstrafverfahren bzw. Steuerordnungswidrigkeiten verteidigt. RA Dr. Burkhard ist . Steueranwalt, Fachanwalt für Steuerrecht und Fachanwalt für Strafrecht … der Fachmann im Steuerstrafrecht, der Abwehrspezialist bei Betriebsprüfung, Steuerfahndung, Zollfahndung … und das seit mehr als 30 Jahren …0611-890910 oder 069-87005100

Dr. Jörg Burkhard ist eben engagierter Abwehrspezialist und Steuerstrafverteidiger

Dr. Jörg Burkhard ist eben engagierter Abwehrspezialist und Steuerstrafverteidiger, Referent und Autor zahlreicher Aufsätze und Bücher und exzellenter, eloquenter Redner.