Zählprotokoll

Was ist ein Zählprotokoll und wofür brauche ich es? Das Zählprotokoll ist eine schriftliche Aufstellung der Stücklungen aller Scheine und Münzen und die Addition derselben einer Kasse. Also wieviel 1 Cent-Münzen, 2-Cent-Münzen, 5-Cent-Münzen, 10-Cent-Münzen, 20-Cent-Münzen, 50-Cent-Münzen und 1-Euro und 2-Euro-Münzen in der Kasse waren. Ebenso wieviele 5-, 10-, 20-, 50-, 100-, 200-, und 500-Euro-Scheine in der Kasse waren. Das Gesamtergebnisse jeder Stückelung wird festgehalten und schließlich alle Münz- und Geldscheinbestände addiert und so der Kasseninhalt nach seiner Stückelung festgehalten. Solche Zählprotokolle geben normalerweise Geldeinzahlungsautomaten bei den Banken heraus, wenn dort Banknoten oder Münzen eingezahlt werden.

Soll-Ist-Abgleich

Eine  gesetzliche Verpflichtung ein Zählprotokoll schriftlich aufzustellen oder gar aufzubewahren gibt es nicht. Die Kasse muss allerdings gezählt werden, da sie nicht nur rechnerisch geführt werden darf. Dabei muss das rechnerische Soll mit den tatsächlichen Ist abgeglichen werden. Allerdings ist es aus Sicht der Finanzverw zwingend notwendig, ein Zählprotokoll bei der elektronischen Kasse öffnungstäglich schriftlich zu führen.

Kassensturzfähigkeit

Das ist die Kassensturzfähigkeit, wenn Soll und Ist übereinstimmen. Warum? Das ist vom Prinzip eine Gegenkontrolle, eine Art vier -Augen -Prinzip, ob die Kasse stimmt oder nicht. Denn etwaige Tippfehler bei der Eingabe, etwaige vergessene Bonierungen, oder der vergessene Eintrag über die bar bezahlte Betriebsausgabe müssten dann am Abend bei Kassenabschluss auffallen, wenn es Kassendifferenzen zwischen rechnerischen Kassenbestand und tatsächlich ausgezählt Kassenbestand gibt.

Kassendifferenzen helfen Fehler finden und korrigieren

Ist beispielsweise eine Warenlieferung in Höhe von 473,50 € (Nachnahmelieferung) vormittags bar aus der Ladenkasse bezahlt worden und vergessen worden im Kassenbuch einzutragen, zeigt der Kassenbestand (rechnerisches Soll) einen Einnahmenbestand, der um 473,50 € höher ist, als der tatsächliche Bestand.

Der Unternehmer wird sich vielleicht erst einmal über die Differenz wundern und prüfen, woran dies liegt. Vielleicht zählt er noch mal. Dann wird ihm aber einfallen, dass genau dies die Summe war, die er heute Morgen bei der Nachname bezahlt hatte und bar aus der Kasse genommen hat. Dann wird er die im Stress vergessene Eintragung im Kassenbuch nachholen und die Betriebsausgabe eintragen. Schon stimmt die Kasse wieder. Kassendifferenzen feststellen hilft letztlich Fehler finden und korrigieren.

Nur wer wirklich zählt und den Abglich mit dem rechnerischen Soll macht, kann Fehler finden

In einem anderen Fall vertippt sich der Friseur und bucht eine Einnahme für die Dauerwelle von 1.000 €, nimmt aber tatsächlich nur 100 € ein. Er hat einfach versehentlich eine Null zu viel getippt. Am Abend werden ihm beim Auszählen 900 € fehlen. Denn die Kundin hat natürlich nur 100 € gezahlt und nicht die versehentlich eingetippten 1.000 €. Prüft er dann das Journal auf etwaige Tippfehler, findet er den Vorgang mit 1.000 € und wird sich daran erinnern, dass dies natürlich nicht 1.000 €, sondern nur 100 € waren. Entsprechend kann er die Korrekturbuchung veranlassen. Schon stimmt die Kasse wieder. Kassendifferenzen helfen also Fehler finden und korrigieren.

Im dritten Beispiel hat der Gastwirt für eine Konfirmationsfeier letztes Wochenende eine Rechnung über 4.370 € an die Eltern des Konfirmanden geschrieben. Die Mutter kommt heute vorbei und zahlt den Rechnungsbetrag in bar. Da gerade viel los ist, legt der Gastwirt das Geld in die Kasse, vermerkt aber den Eingang nicht auf der Kopie der Ausgangsrechnung und bucht die Kasseneinnahme nicht. Bei Auszählung der Kasse muss der Gastwirt aber dann 4.370 € mehr Geld tatsächlich in der Kasse haben, als rechnerisch die Kasse als Sollbestand ausweist. Schon wird er sich an die Bareinnahme aus der Konfirmationsfeier erinnern und die Einnahme von 4.370 € erfassen. Und schon stimmt die Kasse wieder. Nur wer wirklich zählt, kann Differenzen zum Kassen-Soll finden und sich dann auf die Fehlersuche begeben.

das tatsächliche Zählen ist maßgebend

Das Zählprotokoll dient nicht zum Auffinden dieser Fehler. Das Zählen selbst ist maßgeblich. Denn durch das Zählen kann der Abgleich von tatsächlichem Kasseninhalt zum rechnerischem Bestand helfen, Fehler aufzudecken. Das gelingt natürlich nicht immer. Eine Kassendifferenz von 20 € kann auf Herausgabefehlern bei Wechselgeld (=Wechselgeldfehler) basieren, wie auf einer nicht gebuchten Einnahme des Friseurs bei einem Herren-Haarschnitt.

gegenläufige Fehler

Und dann gibt es natürlich auch gegenläufige Fehler: Ein Herrenhaarschnitt in Höhe von 20 € wird versehentlich nicht gebucht, aber eingenommen, Wechselgeldfehler in Höhe von 16 € sind insgesamt am Tag zum Nachteil des Unternehmers vorgefallen, sodass auch nach mehrfachen Auszählen die Kasse plus 4 € nach Auszählung im Verhältnis zum rechnerischen Bestand ausweist. Vermutlich lassen sich hier die gegenläufigen Fehler nicht aufklären, sodass hier richtigerweise Wechselgelddifferenzen von plus für Euro als a.o. Ertrag gebucht werden müssten. Also auch wenn die Wahrheit damit nicht herausgekommen wäre, stimmt das steuerliche Ergebnis: der Schwund in Höhe von 16 € saldiert mit der weiteren Einnahme von 20 € ergibt 4 €, die noch zu erfassen und zu versteuern sind. Genau das würde mit der Feststellung der positiven Kassendifferenz als a.o. Ertrag auch gebucht.

Kasse muss täglich gemacht werden: es muss folglich täglich gezählt werden

Damit hilft das öffnungstägliche  Zählen, etwaige Fehler zeitnah zu suchen und zu finden. Tage, Wochen oder gar Monate später, wären die obigen Fehler nicht mehr rekonstruierbar, wobei viele Fehler auch schon am Abend bei Kassenabschluss nicht mehr vollends aufklärbar sein werden, weil sie gegenläufiger Natur sind (wie das Friseur-Beispiel zeigt), was sich aber steuerlich wieder egalisiert. Also stimmt dann zumindest beim öffnungstäglichen Zählen die Ermittlung der zutreffenden Besteuerungsgrundlagen. Ein mal wöchentlich oder ein mal monatlich Zählen genügt nicht. Nur stichprobenartig ab und zu Zählen genügt auch nicht.

Zählprotokoll als Eigenbeleg des Zählens

Zu jedem Kassenabschluss einer elektronischen Kasse gehört also das Zählprotokoll als Nachweis (Eigenbeleg) des Zählens. Das Zählen wirkt sich also, wie obige Beispiele zeigen, mal zugunsten und mal zu Lasten des Steuerpflichtigen aus – je nach Sachverhalt. Aber das Zählen wirkt sich stets zugunsten der Richtigkeit und Vollständigkeit der Kassenaufzeichnungen aus.

Ausgehend von dem Gedanken, dass sich bei Nicht-Zählen der Kasse die Fehler sich mal zugunsten, mal zuungunsten des Kassennutzers auswirken, sollte empirisch untersucht werden, ob eine stets ungezählte Kasse zu demselben steuerlichen Ergebnis kommt, wie eine stets gezählte. Wäre in beiden Fällen die Besteuerungsgrundlagen etwa im Jahresvergleich gleich, könnte dem nichtzählenden Kassennutzer kein Vorwurf gemacht werden und wegen des Nichtzählens und deswegen dann die Buchführung nicht verworfen werden.

Nichtzählen als Pflichtenverstoß gegen die GoB

Bislang wird aber unterstellt, dass durch das Nichtzählen das Buchführungsergebnis ein anderes sei als bei einem täglichen Auszählen. Daher wird in dem Nichtzählen ein Pflichtverstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. Sorgfaltsverstoß des Unternehmers gesehen. Und bei der Feststellung dieses Verstoßes oder Nichtentkräftung des Verdachts nicht gezählt zu haben, unterstellt der Fiskus, dass deswegen die Kasse nicht stimmen würde.

Viele Fachleute gehen auch davon aus, dass jeder Kaufmann doch wissen will, was er in der Kasse hat und daher zählt er auch. Nur Bares ist Wahres – und jeder will oder muss wissen, was er sich nun leisten kann, was er nun kaufen kann und da muss er vorher wissen, was er in der Kasse hat. Deswegen gibt es eigentlich keinen Kaufmann bzw. Kassennutzer, der nicht zählt, so die allgemeine Meinung.

Beweis über tatsächliche Zählen

Dann gibt es in der Praxis häufig Streit in der BP, ob denn nun überhaupt gezählt wurde oder nicht. Während der Kassennutzer behauptet, gezählt zu haben, bestreitet dies der Betriebsprüfer und verweist auf fehlende Zählprotokolle. Dabei braucht der Kassennutzer eigentlich keine Zählprotokolle, sondern er muss tatsächlich nur gezählt haben. Aber wie beweist er das? Das führt zu der Vorfrage: Wer muss beweisen, dass er gezählt hat? Da der Kassennutzer für die Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung verantwortlich ist und nachweisen muss, wie das erklärte Ergebnis zustande gekommen ist, muss er auch nachweisen, dass er gezählt hat.

Behauptung oder eidesstattliche Versicherung man habe gezählt, genügt nicht

Ob die eigene Aussage genügt, ist zweifelhaft, da man Zeuge in eigener Sache nicht sein kann. Da hilft genau genommen auch schwerlich die eigene eidesstattliche Versicherung. Der Kassennutzer ist also hier an dieser Stelle in einer Beweisnot. Er kann natürlich alle seine Mitarbeiter um sich versammeln und während diese ihn beim Zählen anfeuern oder ihn gar per Handy beim Zählen filmen, zählt er unter deren lautem Beifall und Jubel. Aber wer macht das schon?

Zeugenbestätigungen des tatsächlichen Zählens?

Dann lässt der Unternehmer sich von allen das heutige Zählen wie immer wieder quittieren. Und der Film wird zur Dokumentation des Zählens der Buchführung jeden Abend beigeheftet und dem Prüfer dann auf Verlangen vorgelegt… wer macht das schon so Tag für Tag …?? Diesen Beleg mit den Unterschriften der anwesenden Zeugen und die Filmdoku legt er dann zu seiner Kassenabrechnung, also zum Kassenbuch. Alternativ könnte der Kassennutzer auch Selfis und von sich und seinem Auszählen schießen, während auszählt, er müsste nur sicherstellen, dass auf Selfies das jeweilige Tagesdatum des Auszählen (ggf. mit Uhrzeit) enthalten ist.

Zählprotokoll als Eigenbeleg, den das FA akzeptiert

Natürlich könnte auch der Ehegatte oder ein Prokurist oder ein Vertrauter jeden Abend bestätigen durch eine kurze Unterschrift in dem Kassenbuch unter dem Vermerk, das gezählt wurde, dass heute wieder gezählt wurde und der tatsächliche mit dem rechnerischen der Kassenbestand übereinstimmte oder abwich oder die Abweichung geklärt und korrigiert wurde usw. Vor diesem Hintergrund ist es einfacher ein eigentlich nicht notwendiges aber mögliches Zählprotokoll zu fertigen zum Nachweis wie der Kasseninhalt aussah. Es ist ein Eigenbeleg dafür, dass gezählt wurde.

Zählprotokoll von der Bank bei Einzahlungen

Auch wenn natürlich die Stückelungen im selbst geschriebenen Zählprotokoll frei erfunden sein können, akzeptiert die Finverw. das Zählprotokoll als Nachweis für das Zählen. Nur wenn die Beträge anschließend bei der Bank über einen Zählautomaten eingezahlt werden und der vorbehaltlich eines zurückbehaltenen Wechselgeldbestandes für den nächsten Tag zu denselben Staffelungen und Summen kommt, ist mit diesem bankseitigen Zählprotokoll die Richtigkeit des eigenen Zählprotokolls quasi bankseits bestätigt worden. Das Zählprotokoll von der Bank ersetzt nicht das eigenhändige eigene Zählprotokolll aus dem Betrieb.

Aber auch ohne diese bankseitige Einzahlungsquittung in Form eines Zählprotokolls bei den Einzahlungsautomaten akzeptiert die FinVwerw das eigenhändige Zählprotokoll als Nachweis für das Zählen. Auf dem Zählprotokoll ist dann festzuhalten, was gezählt wurde und ob der Kassen-Ist- Bestand mit dem Kassen-Soll-Bestand dann übereinstimmte oder falls nicht, wie hoch die Differenzen waren. So gesehen ist das Protokoll ein wichtiges Beweismittel für den tatsächlichen Zählvorgang.

Dogmatisch ist also festzuhalten, dass nur das Zählen erforderlich ist, der Nachweis aber durch einen Eigenbeleg (wie z.B. ein Zählprotokoll) erbracht werden kann. Ein solcher Eigenbeleg kann das Zählprotokoll sein. Muss es aber nicht sein. Andere Belege bzw. Beweismittel gehen genauso.

Im Zweifel: bei offener und elektronischer Kasse stets öffnungstäglich schriftliches Zählprotokoll anfertigen und aufbewahren

Aus Sicherheitsgründen empfehlen daher viele Steuerberater bei der offenen Ladenkassen als auch bei der offenen Ladenkasse stets Zählprotokolle anzufertigen, um der Diskussion um das Zählen und der Beweisnot, dass bzw. ob gezählt wurde, aus dem Weg zu gehen. Damit ist das Zählprotokoll bei der offenen Ladenkasse eigentlich nicht notwendig, anders bei der elektronischen Kasse. Und obwohl das Zählprotokoll dogmatisch ein Eigenbeleg, ein von der FinVerw. anerkanntes Beweismittel für das tatsächlich erfolgte Auszählen bei der elektronischen Ladenkasse.

elektronische Kasse darf nicht nur rechnerisch geführt werden

Fehlt das Zählprotokoll bei dem elektronischen Aufzeichnungssystem, wird das Zählen trotz aller Beteuerungen in der Regel vom Finanzamt nicht geglaubt. Und da eine Kasse nicht nur rechnerisch geführt werden darf, führt dies dann nach Auffassung der Finverw. zu einer Verwerfungsbefugnis der Kassenbuchführung, wenn bei dem elektronischen Aufzeichnungssystem das schriftliche Zählprotokoll fehlt. Der Kassennutzer einer elektronischen Ladenkasse muss also zählen und das Zählen kann er mit den üblichen Beweismitteln beweisen, wobei das Zählprotokoll als ein Eigenbeleg das einfachste und gängigste Beweismittel ist, das von der FinVerw. problemlos akzeptiert wird.

Was heißt das für die Kassennutzer? Zählen und zwar täglich und täglich ein schriftliches Zählprotokoll (per Hand) schreiben, gleichgültig ob EÜR, ob Bilanzieren, ob KMU oder Konzern, ob offene Ladenkasse oder PC-Ladenkasse und das Zählprotokoll täglich zum Z-Bon heften (bzw. zum Kassenbericht bei der offenen Ladenkasse).

RA Dr. jur. Jörg Burkhard hilft:

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